City : Ottawa

Category : Temps plein

Industry : Éducation Supérieur

Employer : University of Ottawa

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Motif de l'offre d'emploi:

Remplacement temporaire d'un poste permanent

Type d’emploi :

Employé

Durée anticipée en mois (pour les contrats et les affectations temporaires):

12

Famille d’emplois :

Opérations commerciales

Nombre de postes à pourvoir :

1

Faculté/Service - Département :

Affaires étudiantes, Recrutement, admissions et développement des marchés

Campus :

Campus principal

Affiliation syndicale :

PSUO

Date d’affichage (AAAA/MM/JJ):

2026/04/13

Les candidatures doivent être reçues AVANT LE (AAAA/MM/JJ):

2026/04/24

Heures par semaine :

35

Classe salariale :

SSUO Grade 10

Échelle salariale :

$80,942.00 - $102,245.00

À propos des affaires étudiantes :

Le Service des affaires étudiantes est au cœur même de l'expérience étudiante à l'Université d'Ottawa. Nous recrutons les meilleurs futurs étudiants, nous les soutenons tout au long de leurs années universitaires et nous les laissons bien préparés à des carrières épanouissantes et à des études futures. Notre équipe de plus de 600 employés dévoués fournit les services qui permettent aux étudiants d'être heureux, de se sentir bien et de s'épanouir dans la poursuite de leurs ambitions. Nous les aidons à postuler et à s'inscrire aux cours, nous supervisons 11 résidences et une salle à manger primée, nous organisons des événements amusants, nous offrons de nombreuses activités récréatives et des activités sportives universitaires, nous gérons un programme innovant de développement de carrière et d'apprentissage par l'expérience, et bien plus encore !

Il n'y a rien de plus gratifiant que d'aider les générations futures à atteindre leur plein potentiel dans une université de classe mondiale. Grâce à notre large éventail d’opportunités de carrière et de parcours de développement professionnel, nous sommes certains que vous apprécierez l’expérience autant que nos étudiants.

Raison d’être du poste : 

Sous la direction du directeur, Recrutement et admissions, la Superviseure associée ou le Superviseur associé, Services administratifs (Recrutement étudiants) assume le rôle de coordonnateur des services aux étudiants potentiels et est responsable d’assurer un leadership opérationnel auprès de l’équipe des ambassadeurs étudiants ainsi que d’un conseiller aux étudiants potentiels (agent intermédiaire, Recrutement étudiant).

En collaboration avec les autres facultés et services de l’université, le superviseur adjoint est responsable de diriger des événements et des projets destinés aux futurs étudiants, aux éducateurs et aux parents, afin d’attirer de nouveaux membres à l’université. a Superviseure associée ou le Superviseur associé veille à la mise en place d’un système efficace de communication et de soutien administratif pour le bureau de liaison (contrôle de la qualité) et analyse les indicateurs clés de performance liés à ses activités afin d’améliorer continuellement les services offerts

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes : 

• Gérer les visites guidées quotidiennes du campus offertes en personne aux prospects, candidats, étudiants admis et à leurs parents, ainsi que les visites spéciales offertes à des groupes internes tels que Relations externes, uOInternational, uOrientation, etc. Gérer également la plateforme de visite virtuelle du campus, incluant la création de nouveau contenu, les mises à jour continues et la collaboration avec l’équipe des communications des Services aux étudiants pour augmenter le trafic vers la plateforme.

• Être responsable des processus de ressources humaines (embauche, formation, intégration, gestion et évaluation) pour les ambassadeurs étudiants et l’Agente intermédiaire, Recrutement étudiant.

• Gérer les campagnes de télécounseling et l’initiative « Prendre rendez-vous » avec les prospects et candidats, via le CRM de l’Université, en adaptant les campagnes à la stratégie de recrutement des Services aux étudiants.

• Collaborer avec l’équipe des communications des Services aux étudiants pour planifier et mettre en œuvre la stratégie de médias sociaux, incluant la création de contenu et la gestion des demandes. Cela comprend Facebook, Instagram, YouTube, TikTok, Reddit et d’autres plateformes émergentes pertinentes pour les 16–22 ans. Assurer la qualité du service de première ligne pour toutes les demandes de liaison reçues par téléphone, courriel, rencontres virtuelles ou en personne, ainsi que via les médias sociaux.

• Être responsable de l’amélioration continue et de l’assurance qualité, incluant l’établissement d’objectifs, la définition d’indicateurs de performance et l’innovation de nouvelles façons d’améliorer l’efficacité, l’efficience et la portée des initiatives.

• Se tenir au courant des derniers développements afin de répondre aux questions générales concernant les admissions, les événements, la planification des visites scolaires, les programmes, le logement, etc., et développer des visites guidées personnalisées pour répondre à ces besoins.

• Communiquer et effectuer des recherches de façon continue avec les parties prenantes internes afin de tenir son équipe et le Bureau de liaison informés des changements pertinents sur le campus.

• Être responsable de la prévision et de la gestion du budget administratif du bureau. En collaboration avec la Superviseure, Recrutement étudiant, identifier les besoins du bureau en matière d’expédition et coordonner les envois pour le Bureau de liaison avec l’aide de l’Agente intermédiaire, Recrutement étudiant, et du commis à l’expédition.

• À l’occasion, soutenir les activités de recrutement organisées par les équipes de liaison et de sensibilisation en assurant la participation du personnel aux événements de recrutement sur le campus et hors campus, en tant que représentante de l’Université d’Ottawa, pour conseiller les étudiants et leurs parents sur tous les aspects du processus d’admission (au besoin).
  

Ce que vous apportez :

• Baccalauréat dans un domaine connexe, ou combinaison d’expérience de travail pertinente et de formation.

• 1 an d’expérience dans un rôle de gestion ou de supervision, incluant l’expérience en gestion des ressources humaines et en formation.

• 2 ans d’expérience en gestion de projets, incluant l’analyse et l’interprétation des besoins institutionnels et l’application du travail quotidien aux objectifs de l’institution.

• Bilinguisme (oral et écrit) en français et en anglais.

• Connaissance des principes et concepts en marketing, relations publiques et/ou communications.

• Expérience dans le maintien de relations efficaces avec le personnel éducatif, les parents, les étudiants et d’autres secteurs universitaires.

• Connaissance du système d’éducation secondaire et postsecondaire canadien en lien avec les 16–22 ans et le marché du travail.

• Connaissance approfondie de l’Université d’Ottawa, de ses programmes, services et procédures administratives.

• Expérience en service à la clientèle comme personne-ressource.

• Capacité à comprendre et à se tenir régulièrement à jour sur une grande quantité d’informations détaillées, et à interagir avec une clientèle diversifiée.

• Excellent jugement et initiative, avec de fortes compétences en résolution de problèmes.

• Bonnes habiletés interpersonnelles et communicationnelles, tact et diplomatie.

• Solides compétences en analyse, pensée critique et prise de décision.

• Capacité à travailler sous pression dans un environnement d’équipe en utilisant des relations interpersonnelles positives.

• Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.

• Compétence intermédiaire avec la suite Microsoft Office 365, incluant PowerPoint, Word, Excel, Teams, OneDrive, et capacité à s’adapter aux technologies en évolution.

• Expérience avec un outil de gestion de la relation client (CRM), tel que Talisma, et avec un système d’information étudiant (comme Peoplesoft), un atout.

• Capacité et volonté de travailler occasionnellement en dehors des heures normales de bureau et/ou les fins de semaine

Compétences clés à l’Université d’Ottawa :
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa :

Planification : Mettre en place une série de mesures ou d’événements afin d’atteindre un objectif ou de réaliser un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre de ses activités quotidiennes normales.
Initiative : Faire preuve d’initiative et de créativité pour suggérer des améliorations et produire des résultats positifs. Faire preuve de proactivité et de débrouillardise. Être disponible et avoir la volonté de se surpasser autant que possible.
Souci du service à la clientèle : Aider ou servir les autres afin de répondre à leurs besoins. Anticiper et cibler les besoins des clients internes et externes, et trouver des solutions pour y répondre.
Travail d’équipe et coopération : Coopérer et bien collaborer avec les autres membres de l’équipe afin d’atteindre les objectifs communs. Accepter et formuler des critiques constructives. Savoir modifier son comportement pour atteindre les objectifs de l’équipe.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTIAQI2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez nous en informer en écrivant à gestiontalentsrh@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée à celles qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué :Le processus d’embauche est régi par la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

S’il s’agit d’un poste de première ligne comportant des interactions avec la population étudiante, les personnes candidates retenues doivent avoir un niveau de compétence intermédiaire avancé ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde. Le niveau de compétence linguistique est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Avant le 1er mai 2022, en vertu du Règlement 129 – Vaccination contre la COVID-19, les membres de la population étudiante, du corps professoral et du personnel de soutien et les personnes en visite à l’Université (y compris les entrepreneurs) étaient tenus d’être vaccinés. Ce règlement a été suspendu le 1er mai 2022, mais pourrait être remis en vigueur à tout moment en fonction des directives de la santé publique et des recommandations des spécialistes.